Penyimpanan rekod kewangan perniagaan yang tepat dan lengkap adalah aspek penting dalam pengurusan syarikat sendirian berhad (Sdn Bhd). Rekod perniagaan merangkumi pelbagai dokumen dan maklumat yang berkaitan dengan operasi, transaksi kewangan, dan hal ehwal pentadbiran syarikat.
Walaupun penyimpanan rekod mungkin dilihat sebagai tugas yang membebankan atau remeh, ia sebenarnya memainkan peranan kritikal dalam memastikan kelancaran operasi, pematuhan undang-undang, dan kejayaan jangka panjang syarikat.
Dalam artikel ini, kita akan mengkaji secara terperinci kenapa syarikat Sdn Bhd perlu menyimpan rekod kewangan perniagaan dan kepentingannya dari pelbagai aspek.
Keperluan Menyimpan Rekod Kewangan Perniagaan #1. Pematuhan Keperluan Undang-undang
Salah satu sebab utama kenapa syarikat Sdn Bhd perlu menyimpan rekod perniagaan adalah untuk mematuhi keperluan undang-undang. Di Malaysia, Akta Syarikat 2016 menetapkan kewajipan yang jelas bagi syarikat untuk menyimpan rekod dan dokumen tertentu. Seksyen 245 Akta Syarikat 2016 menyatakan bahawa syarikat perlu menyimpan rekod perakaunan yang benar dan tepat serta rekod lain yang menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan syarikat.
Antara rekod yang perlu disimpan oleh syarikat Sdn Bhd termasuk:
a. Rekod perakaunan: Syarikat perlu menyimpan rekod perakaunan yang lengkap dan tepat, termasuk lejar, jurnal, dan dokumen sokongan seperti invois, resit, dan penyata bank. Rekod ini perlu menunjukkan dengan jelas transaksi kewangan, aset, liabiliti, dan ekuiti syarikat.
b. Minit mesyuarat: Syarikat perlu menyimpan minit mesyuarat Lembaga Pengarah dan mesyuarat agung pemegang saham. Minit ini merekodkan keputusan penting yang dibuat, resolusi yang diluluskan, dan perbincangan yang berlaku semasa mesyuarat.
c. Daftar pemegang saham: Syarikat perlu menyelenggara daftar pemegang saham yang mengandungi butiran lengkap mengenai pemilikan saham, termasuk nama pemegang saham, jumlah saham yang dipegang, dan tarikh pemindahan saham.
d. Daftar pengarah: Syarikat perlu menyimpan daftar pengarah yang mengandungi maklumat peribadi pengarah, tarikh pelantikan, dan jawatan yang dipegang.
e. Penyata tahunan: Syarikat perlu menyediakan dan memfailkan penyata tahunan kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dalam tempoh yang ditetapkan. Penyata tahunan mengandungi maklumat penting mengenai syarikat, termasuk butiran pengarah, modal saham, dan aktiviti utama syarikat.
Pematuhan terhadap keperluan penyimpanan rekod di bawah Akta Syarikat 2016 adalah wajib dan kegagalan untuk berbuat demikian boleh menyebabkan penalti dan tindakan undang-undang terhadap syarikat dan pengarahnya. Seksyen 245(5) Akta Syarikat 2016 memperuntukkan bahawa sekiranya syarikat gagal mematuhi keperluan penyimpanan rekod, syarikat dan setiap pegawai yang melakukan kesalahan boleh didenda tidak melebihi RM500,000 atau dipenjarakan tidak melebihi 5 tahun, atau kedua-duanya.
Selain Akta Syarikat 2016, terdapat juga undang-undang dan peraturan lain yang menghendaki syarikat untuk menyimpan rekod tertentu. Contohnya, di bawah Akta Cukai Pendapatan 1967, syarikat perlu menyimpan rekod perakaunan dan dokumen berkaitan cukai untuk tempoh sekurang-kurangnya 7 tahun dari akhir tahun taksiran yang berkenaan. Ini adalah untuk membolehkan audit cukai dijalankan dan untuk memastikan pematuhan terhadap obligasi cukai syarikat.
Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram, Pencegahan Pembiayaan Keganasan dan Hasil daripada Aktiviti Haram 2001 (AMLATFPUAA) juga mengenakan keperluan penyimpanan rekod ke atas syarikat dalam industri tertentu, seperti perkhidmatan kewangan dan pertukaran wang. Syarikat dalam industri ini perlu menyimpan rekod mengenai pengenalan pelanggan, transaksi, dan laporan aktiviti mencurigakan untuk tempoh sekurang-kurangnya 6 tahun.
Pematuhan terhadap keperluan undang-undang dan peraturan berkaitan penyimpanan rekod bukan sahaja membolehkan syarikat mengelakkan penalti dan tindakan undang-undang, tetapi juga menunjukkan komitmen syarikat terhadap tadbir urus yang baik dan amalan perniagaan yang beretika. Ia juga memudahkan penyelesaian sebarang pertikaian atau siasatan undang-undang yang mungkin timbul pada masa hadapan, kerana rekod yang lengkap dan tepat dapat menyokong kedudukan dan tindakan syarikat.
Maklumat Lanjut Promosi Daftar Sdn Bhd >>>>> Promosi Daftar Sdn Bhd RM 1498
Keperluan Menyimpan Rekod Kewangan Perniagaan #2. Membuat Keputusan yang Bermaklumat
Penyimpanan rekod perniagaan yang lengkap dan tepat adalah penting untuk membolehkan proses membuat keputusan yang bermaklumat oleh pihak pengurusan syarikat. Rekod perniagaan menyediakan data dan maklumat penting mengenai prestasi kewangan, operasi, dan trend pasaran syarikat, yang diperlukan untuk membuat keputusan strategik dan taktikal.
Contohnya, rekod perakaunan yang tepat membolehkan pihak pengurusan memantau aliran tunai, hasil, dan perbelanjaan syarikat. Maklumat ini membantu dalam penyediaan belanjawan, ramalan kewangan, dan pengenalpastian kawasan yang memerlukan peningkatan kecekapan atau pengurangan kos. Keputusan mengenai pelaburan modal, pengembangan perniagaan, atau pengambilan pekerja baharu juga dapat dibuat dengan lebih baik apabila disokong oleh data kewangan yang kukuh.
Rekod jualan dan inventori pula membolehkan syarikat mengenal pasti produk atau perkhidmatan yang paling menguntungkan, trend permintaan pelanggan, dan tahap stok optimum yang perlu dikekalkan. Maklumat ini membantu dalam perancangan pengeluaran, pengurusan rantaian bekalan, dan strategi pemasaran yang berkesan.
Minit mesyuarat Lembaga Pengarah pula merekodkan keputusan penting dan perbincangan yang berlaku semasa mesyuarat. Rekod ini membolehkan pihak pengurusan merujuk kembali kepada keputusan yang dibuat, memantau pelaksanaan resolusi, dan menilai keberkesanan strategi syarikat. Minit mesyuarat juga menyediakan rekod sejarah mengenai hala tuju dan perkembangan syarikat dari semasa ke semasa.
Dalam persekitaran perniagaan yang semakin kompleks dan dinamik, keupayaan untuk membuat keputusan yang cepat dan tepat adalah penting untuk kekal berdaya saing. Penyimpanan rekod perniagaan yang sistematik dan boleh diakses memudahkan proses membuat keputusan dengan menyediakan data yang diperlukan pada hujung jari. Ia juga mengurangkan kebergantungan kepada individu tertentu dan memastikan kesinambungan dalam pembuatan keputusan walaupun terdapat perubahan dalam kepimpinan atau kakitangan syarikat.
Keperluan Menyimpan Rekod Kewangan Perniagaan #3. Pengurusan Risiko dan Kawalan Dalaman
Penyimpanan rekod perniagaan yang lengkap dan tepat juga memainkan peranan penting dalam pengurusan risiko dan kawalan dalaman syarikat. Rekod yang teratur dan boleh diaudit membantu dalam pengesanan dan pencegahan penipuan, kesilapan, dan salah laku dalam syarikat.
Contohnya, rekod perakaunan yang tepat dan terperinci membolehkan syarikat mengesan sebarang percanggahan atau transaksi mencurigakan. Penyimpanan resit, invois, dan dokumen sokongan membantu dalam pengesahan ketulenan transaksi dan mengurangkan risiko pemalsuan atau pengubahan tidak sah. Kawalan dalaman seperti semakan berkala, penyesuaian bank, dan pengasingan tugas dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan apabila disokong oleh rekod yang lengkap.
Rekod inventori yang tepat pula membantu dalam pengesanan kehilangan stok, kecurian, atau kerosakan. Penyimpanan rekod keluar masuk barang, pemeriksaan fizikal berkala, dan sistem pengurusan inventori yang baik dapat mengurangkan risiko kerugian dan memastikan ketepatan dalam pelaporan kewangan.
Penyimpanan rekod sumber manusia, seperti fail pekerja, rekod gaji, dan penilaian prestasi, adalah penting untuk mengurangkan risiko pertikaian buruh dan tuntutan undang-undang. Rekod ini membantu dalam membuktikan pematuhan terhadap undang-undang buruh, seperti pembayaran gaji minimum, caruman KWSP dan PERKESO, serta pemberian cuti dan faedah yang berkaitan. Rekod sumber manusia yang tepat juga memudahkan penyiasatan dalaman sekiranya terdapat dakwaan salah laku atau diskriminasi di tempat kerja.
Apabila berlaku insiden atau pertikaian, rekod perniagaan yang lengkap dan tepat menjadi sumber bukti yang penting. Rekod ini dapat membantu syarikat mempertahankan kedudukan mereka, menyelesaikan pertikaian, dan mengurangkan liabiliti undang-undang. Dalam kes litigasi atau tuntutan insurans, rekod perniagaan yang teratur dan boleh diakses dapat mempercepatkan proses penyelesaian dan mengurangkan kos guaman.
Penyimpanan rekod perniagaan yang baik juga menyokong amalan tadbir urus korporat yang mantap. Ia meningkatkan ketelusan, akauntabiliti, dan integriti dalam operasi syarikat. Lembaga Pengarah dan pihak pengurusan dapat menggunakan rekod perniagaan untuk memantau prestasi syarikat, mengenal pasti risiko, dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang sesuai. Ini membantu dalam melindungi kepentingan pemegang saham, pemiutang, dan pihak berkepentingan lain.
